Steg i R-RCT-processen

Ett första steg i planeringen är att tydligt identifiera den eller de vetenskapliga frågeställningar som ska besvaras av studien och överväga om en R-RCT är lämplig, förslagsvis via en synopsis. Identifiera därefter lämpligt register och kontakta registerhållaren. Därefter genomförs ett gemensamt möte mellan forskaren (och kontaktpersonen) och representant för registret (till exempel registerhållare, produktägare och statistiker). Där diskuteras bland annat:

• Forskningsfrågan (vetenskaplig frågeställning)
• Vad som finns i registret
• Variabellista för registerdata
• Eventuellt behov av andra register
• Om det är tillräckligt med enbart registerdata eller om det finns behov av ett EDC system.

Om studien kvalificerar sig som en klinisk prövning, det vill säga om det ingår läkemedel/ medicintekniska produkter behövs diskussioner kring vilka regulatoriska krav som finns och hur dessa krav ska säkerställas för att följa styrande regelverk (information om detta finns i vår steg-för-steg-guide över forskningsprocessen). Mötet avslutas med ett ställningstagande om fortsatt planering av studien.

Exempel på punkter att diskutera i relation till registret kan vara:

• Den primära frågeställningens utfallsmått och huruvida studierelevanta variabler har tillräcklig täckningsgrad/ är obligatoriska att rapportera i registret.
• Ingår alla studiepatienter i registret, det vill säga har alla variabler samma källa eller behövs fler källor?
• Hur är täckningsgraden av studiens specifika målpopulation i registret?
• Håller registrets uppgifter tillräckligt god kvalitet, gällande extern och intern validitet, för att basera forskning på?
• Hur snabba är klinikerna med att registrera data i registret? Hur ser tidsfördröjningen ut från en händelse (exempelvis en blödning/hjärtinfarkt/annan komplikation) till att den verkligen registreras i registret?
• Direktregistrering är önskvärt men i vissa register är det en rutin att efterregistrera och det behöver tas hänsyn till detta i planeringen.
• Registrets samstämmighet med journal bör beaktas. Monitoreras registret löpande?
• Hur stor del av registerdata stämmer med journaldata?
• Inga variabler som används i studien bör uppdateras, varken registervariabler eller studiespecifika variabler, under studiens gång utan att följderna för dessa förändringar diskuteras och dokumenteras.
• Finns det studiespecifika kostnader för en R-RCT i registret?

Forskaren ansöker om att genomföra studien genom kontakt med registrets styrgrupp. Styrgruppen värderar behovet av studien och om liknande studier planeras av andra aktörer. Registrets styrgrupp avgör om registret får användas på det sätt som föreslås och beslutar om registret anses vara lämpligt för studien. Först när registret har godkänt studien är det lämpligt att ansöka om finansiering för projektet.

Skriftliga avtal måste ingås mellan berörda parter. Hur dessa utformas beror på vilka roller som deltar i planeringen samt deltagande kliniker i studien. Avtalen avser att reglera uppgifter, ansvar och finansiering.

Dokument som ska tas fram under planeringsfasen

Forskningsplan/Protokoll/Clinical investigation plan (CIP)
I tillägg till redan befintlig mall ta med vilka register och variabler från register som kommer att användas och hur ofta uttaget ur registret sker. Beskriv hur registerutträde i studien hanteras med avseende på studiedata.

Mall för CIP

Försökspersonsinformation
I tillägg till redan befintlig mall ta med vilka register och variabler från register som kommer att användas och hur ofta uttaget ur registret sker. Det ska även finnas ett samtycke från försökspersonen att få hämta in uppgifter från register.

Mall för försökspersonsinformation

Riskanalys
Riskanalys i tillägg till redan befintlig mall, ta med till exempel risk vid fördröjd inmatning i register eller förändringar i register som påverkar studien. Det finns mer information om riskanalys i vår guide till forskningsprocessen.

Steg-för-steg-guide till forskningsprocessen.

Etikansökan
Etikansökan som inkluderar variabellista, datauttag, om uttag sker med personnummer, var och hur länge kodnyckeln ska sparas (viktigt vid uppföljning via myndighetsregister).

Övriga dokument som ska ta fram är:

• Statistisk analysplan (SAP)
• Data management plan (DMP)
• Event och variabelspecifikation (CRF)
• Data Dictionary (som resulterar i ett datalager för framtagande av ett tekniskt lösningsförslag/studieapplikation)
• Monitoreringsplan (vid kliniska prövningar)
• Data handling report (DHR)
• Check specifikation

Planeringen genomförs i syftet att utveckla ett protokoll och att alla parter/roller (till exempel forskare, produktägare, kontaktperson, statistiker, data manager, registerhållare, monitor) deltar i ett möte för att komma överens om ett finalt protokoll.

Teknisk implementation

Utifrån ett godkänt och överenskommet studieprotokoll och kravställning från studien presenteras ett tekniskt lösningsförslag för studien i samarbete med berörda parter. Lösningsförslaget presenteras för forskaren som antingen godkänner förslaget eller begär justeringar.

Implementation av studien i register

• Utifrån tekniskt lösningsförslag och diskussioner med forskare tar produktägaren fram en kravställning för den tekniska lösningen/studieapplikation som sedan ligger till grund för implementation och validering.
• Arbetet planeras in och resurssätts. Under implementationen fungerar kontaktpersonen som länk mellan forskaren och produktägaren.
• Produktägaren kontaktar systemutvecklaren som implementerar de studiespecifika funktioner som behövs i registret. Exempel på funktioner:
  • Screening och randomiseringsfunktion
  • Datafångst
  • Studiespecifika variabler
  • Ändringar på normalt arbetsflöde i registret
  • Standardrapporter
  • Klinikhantering.
• Systemutvecklaren implementerar studiespecifika rapporter.
• Produktägaren ansvarar för att det finns dokumentation kring den tekniska lösningen/studieapplikationen.
• Om data kommer från externa källor kan produktägaren ge support för att integration ska vara möjligt.

Acceptanstest och validering av lösning

• Forskaren får tillgång till en testmiljö där det finns möjlighet att utifrån ett testprotokoll se hur den tekniska lösningen/studieapplikationen kommer att fungera i registret och i det dagliga arbetet. I detta läge kan forskaren antingen acceptera lösningen eller begära justering av den.
• Internt test och validering
• Eventuell test av lösningen från data managements sida

Alla delar av de tekniska lösningarna/studieapplikationen måste testas och godkännas av forskaren.

Förvaltning av teknisk lösning och support

Driftövervakning av studieapplikationen
Den tekniska lösningen/studieapplikationen och dess databas måste vara tillgänglig när en patient screenas och data skickas till studien. Detta kräver att produktägaren säkerställer kontinuerlig drift och upprättar rutiner för felhantering och kontroll av fungerande studiefunktioner efter uppdatering av registret. Rutiner för säkerhetskopiering av databasen och åtkomst till databasen skall också upprättas.

Justering och buggfixar
Oftast kommer något att behöva justeras när lösningen börjar användas. Det kan också finnas fel i implementationen som inte upptäcktes vid utveckling. På grund av detta behöver det finnas beredskap för att göra nya versioner av den tekniska lösningen/studieapplikationen.

Justering av EDC vid behov

Support till register och EDC-användare
Studien är inte primärt en del av registret och registrets support kan därför inte användas för frågor som inte har avtalats. Det är forskarens ansvar att se till att support finns. Typiska frågor som måste kunna besvaras är:

• Hur ska studiespecifika variabler fyllas i?
• Vem ska få tillgång till studiedata?

Beroende på typ av studie är det av yttersta vikt att alla nödvändiga tillstånd finns. Mer information om detta finns i vår steg-för-steg-guide till forskningsprocessen.

Steg-för-steg-guide till forskningsprocessen.

För att kunna starta deltagande kliniker behöver en rad aktiviteter vara på plats. Dessa är beroende på varje enskilt studieupplägg.

Inför uppstart av studien ska essentiella dokument finnas på plats som till exempel avtal och tillstånd för studien.

Varje klinik startats upp genom ett initieringsmöte (mer information om det finns i vår steg-för-steg guide till forskningsprocessen). I en uppstart kan man med fördel börja med ett prövningsställe för att kontrollera genomförbarheten inför en stegvis implementering av övriga prövningsställe. Förvaltning av teknisk lösning/studieapplikation och support (kontroll av den som kan registerhanteringen) ska ske löpande. Studien bör kunna aktivera fler prövningsställe efter hand.

Studiedatabasen i en R-RCT består ofta av en sammanläggning av data från en EDC-databas, data från kvalitetsregister och samkörning med andra register och datakällor. När studien avslutas låses respektive datakälla. Data från kvalitetsregistret levereras genom datauttag eller direkt till studiedatabasen. Studiedatabasen kontrolleras för eventuella felaktigheter/saknad information och kan rättas upp om det finns underlag som stödjer korrigeringen och en förklaring till rättningen ges. Det går inte att rätta felaktiga inmatningar direkt i kvalitetsregistret då detta innebär direktåtkomst till personuppgifter. Rättning kan därför endast ske i studiedatabasen. När studiedatabasen är ren, så kallad clean file, ska den låsas för analys och inga fler rättningar får göras. Ett så kallat clean file-möte hålls där alla avvikelser från protokollet noteras.

För en R-RCT bör följande beaktas:

• Registreringar i kvalitetsregister sker oftast med eftersläpning. Innan studieslut bör klinikerna uppmanas att få in samtliga uppföljningar och se till att slutföra registreringar i registret inför slutexport av data. Ett slutdatum för när den sista kompletteringen i registret ska vara slutfört ska kommuniceras.
• Studiedata från register ska tillhandahållas respektive klinik och arkiveras där.
• För att inte få en ökad förvaltning av registret, i både tid och komplexitet, ska den specifika studielösningen tas bort från registerimplementationen.
• När studien är avslutad tas studietjänsten bort från produktionsmiljön. Detta inkluderar även möjligheten att komma åt tjänst, databas, säkerhetskopior och övervakning.
• Ett kvalitetsregister kan inte användas som yta för arkivering av forskningsdata och arkivering ska ske hos forskningshuvudmannen.

I vår steg-för-steg-guide till forskningsprocessen finns information om momenten analys, publicering och arkivering.

Forskningsprocessen